Noorderpoort is één van de grootste ROC’s (Regionaal Opleidingscentrum) van Noord-Nederland. Er studeren zo’n 14.000 mbo-studenten en 1200 cursisten op zestien verschillende locaties in de provincies Groningen en Drenthe. Noorderpoort heeft 1600 medewerkers in dienst, waaronder Ubel (adviseur en inhoudsdeskundige op het gebied van informatiemanagement) en Arnoud (ICT-applicatiebeheerder). Zij werken samen aan diverse projecten op facilitair vlak en vertellen over hun ervaringen met het room- en deskmanagementsysteem van GoBright en hun samenwerking met Epatra.

 Op Noorderpoort werden al geruime tijd verschillende systemen gebruikt om ruimtes te reserveren. Er ontstond de wens om deze systemen samen te brengen in één applicatie, met mogelijkheden voor ‘wayfinding’ voor zowel interne als externe werkplekken. Op een promotiebeurs in Groningen zag men bij de stand van Bano de room- en deskmanagementoplossing van GoBright. “De accountmanager van Bano bracht ons in contact met GoBright en vervolgens hebben we GoBright zelf bezocht voor een tweede demo. We zijn toen ook in contact gekomen met Epatra. Uit die contacten zijn toen verschillende zaken in gang gezet.”

Oplossingen van GoBright

Al snel was duidelijk dat de applicatie van GoBright de oplossing vormde voor de wens die Noorderpoort had. “GoBright heeft een prachtig systeem om te reserveren. Ons tweede doel met een nieuw systeem was ook om de no shows inzichtelijk te krijgen. Het systeem van GoBright voldoet aan deze twee eisen.”

In augustus 2020 is Noorderpoort gestart met een pilot op het Bestuursbureau, een kantoorlocatie waar alleen medewerkers werkzaam zijn. “Men wilde hier af van de vaste werkplekken en meer flexibele werkplekken realiseren. Medewerkers moeten nu een werkplek of werkruimte van tevoren reserveren én inchecken op het moment dat ze de ruimte daadwerkelijk in gebruik nemen. Dit is een behoorlijke cultuurverandering binnen de organisatie en dit vergt de nodige tijd. Er zijn nu 53 werkplekken opgenomen in de pilot. Als de pilot slaagt, zou men het liefst het systeem uitrollen over heel Noorderpoort. Uiteraard moet nog wel gekeken worden of dit ook past binnen een onderwijsomgeving.

Bijdrage van Epatra

In dit project speelt Epatra een belangrijke rol, zowel voor Noorderpoort als ook voor Bano. “Epatra is echt onze partner in dit project. Epatra biedt ons ondersteuning en geeft ons advies over hoe we bepaalde zaken moeten aanpakken”, aldus de collega’s van Noorderpoort. “Epatra is hierin als het ware het adviesorgaan voor Bano, vanwege hun specialisme op de technische details.” Epatra wordt verder omschreven als bereidwillig en meewerkend. “Gewoon hoe een partner zou moeten zijn. We worden echt gezien door hen, zowel in het voortraject als ook in de implementatie. Ze zijn gewoon heel klantvriendelijk.” De klantvriendelijkheid wordt erg gewaardeerd door Noorderpoort. Het uit zich onder andere in een duidelijke en specifieke planning. “We hebben de planning vooraf goed met elkaar doorgesproken, dat was al heel fijn, en hij is ook grotendeels zo uitgevoerd. En als er issues waren, werden die snel opgepakt.” Kortom: “Er was en is gewoon een heel goedlopende, prettige onderlinge samenwerking. We weten elkaar te vinden als dat nodig is!”

Room en Desk management

Zou men de GoBright-oplossingen omtrent room management en desk management willen adviseren aan andere scholen? “Ja”, zeggen beide medewerkers hierop volmondig. “Ja, als je op zoek bent naar een oplossing op dit gebied, en dan bedoel ik dus het reserveren van werkplekken en het analyseren van no shows, biedt GoBright zeker het juiste systeem.” Men benoemt drie verschillende redenen. “Allereerst is de prijs-kwaliteitverhouding goed. Maar ik zou het met name adviseren vanwege de goed doordachte inhoud en als derde ook zeker de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Zo’n systeem moet niet te technisch voor medewerkers. Het moet voor zich spreken wat je moet doen zonder dat daar een hele cursus aan vooraf gaat. Ja, het is zeker een aanrader!”