+31(0)78 - 68 11 420 // +32(0)3 – 808 08 35 info@epatra.eu

GoBright Meet

Efficiënt en makkelijk vergaderingen inplannen en beheren dankzij Room Booking software

Controleer de beschikbaarheid van vergaderruimtes en boek er één binnen enkele seconden. Gebruik de GoBright Room Booking oplossing om op ieder moment en overal vandaan een reservering te kunnen maken.

GoBright Room Booking: Complete software voor het reserveren van ruimtes met optionele modules zoals Wayfinding, Room Control, Mapping, Catering & Services, Lockerintegratie en Detectiesensoren.

Wees verzekerd van een ruimte die past bij uw wensen

Voorkom dubbele boekingen en onnodig lege vergaderzalen

Optimaliseer en beheer de bezetting van ruimtes en bespaar tijd, geld en vloeroppervlak

Functioneel

Krachtige functionaliteiten

Zoek en reserveer eenvoudig de ruimte met de juiste eigenschappen (bijvoorbeeld capaciteit en benodigde apparatuur en randzaken).

Bespaar tijd en moeite

Geen dubbele boekingen, no-shows en onderbrekingen tijdens vergaderingen meer, maar wel verhoogde productiviteit en efficiëntie.

Eenvoudig plannen van ruimtes

Reserveer spontaan een ruimte of zoek en boek vooraf met de GoBright Portal, de App of Outlook plug-in. Wat u het prettigste vindt werken!

Catering & andere diensten

Boek een ruimte en direct ook de catering en andere (facilitaire) diensten. Wordt de vergadering verplaatst of geannuleerd? De geboekte catering & diensten veranderen automatisch mee.

Heldere analyses

100% betrouwbare data-analyses van uw zaalbezetting. Beheer uw zalen efficiënt en stel facility managers in staat om de juiste keuzes te maken over de inzet van middelen.

Diverse integraties

GoBright Room Booking integreert met Exchange, Outlook, Office 365, Google, Active Directory en FMIS-systemen.

Cloud-based

GoBright Portal

De cloudgebaseerde portal is uw beheertool voor alle Meet, Work, Visit en View licenties. Alle (klantspecifieke) instellingen en configuraties worden hier beheerd en opgeslagen.

Voor GoBright Meet integreert de portal met Microsoft Exchange, Outlook, Office 365, Google Suite, Active Directory en diverse FMIS-systemen. Specificeer al uw persoonlijke instellingen in het portal. Voeg bijvoorbeeld interactieve plattegronden van elke verdieping toe en foto’s van de vergaderzalen toe. Alle data worden veilig opgeslagen en beheerd en is AVG-proof.

Features

Alle ingrediënten voor perfect ruimtebeheer

Ruimtebeheer is meer dan alleen het boeken ervan. Het gaat ook om het beheren van de faciliteiten van de ruimtes en weten hoe ze op kantoor worden gebruikt.

Check de beschikbaarheid van een ruimte en maak een directe boeking.

Stelt u zich eens voor. U zit in een belangrijke vergadering en andere collega’s lopen meerdere keren binnen om te kijken of de vergaderruimte beschikbaar is. Of u zoekt een vrije ruimte om snel iets met een collega te bespreken. Aan de buitenkant van de ruimte kunt u vaak niet zien of deze beschikbaar of bezet is. U weet dat het vervelend is, maar u moet de deur opendoen om te kijken of het klopt. We kennen allemaal deze situaties. Maar die behoren tot het verleden dankzij het Room Display. Plaats dit touchscreen aan de buitenzijde van de vergaderruimte en zie direct of de ruimte vrij (groen) of bezet (rood) is. En u ziet ook hoelang de vergadering nog duurt en of er daarna nog een volgende vergadering gepland staat.

Bent u spontaan op zoek naar een vergaderruimte?
Maak gewoon een ad-hoc boeking via het Room Display. Is uw vergadering vroeger afgelopen dan gepland? Check uit via het Room Display en maak de ruimte weer beschikbaar voor anderen. Het gebruik van een Room Display heeft veel voordelen en geeft de medewerkers duidelijkheid en gemak.

De flexibiliteit om op ieder moment en overal vandaan een reservering te maken.

  • De app stuurt een herinneringsbericht als de vergadering bijna voorbij is.
  • Verlengen of stoppen van de vergadering met één druk op de knop.

 

 

 

 

 

Outlook is één van de meest gebruikte e-mail- en agendaprogramma’s op kantoor

GoBright heeft hiervoor een speciale plug-in ontwikkeld. Gebruik de GoBright plug-in bij het plannen van een afspraak.

  • Zoek naar een vergaderruimte rekening houdend met uw voorkeuren.
  • Reserveer direct eventuele catering en/of andere diensten.
  • Nodig anderen uit en pre-registreer externe deelnemers direct met uw reservering.

Verandert de datum of locatie van de vergadering of wordt deze volledig geannuleerd?
Alle andere gerelateerde acties aan de reservering veranderen automatisch mee. Eén systeem, één actie. Slim en eenvoudig.

Volledige controle over uw vergadering en de faciliteiten in de ruimte. Zonder gedoe.

Wanneer de vergadering begint, kunt u de basisfuncties van uw AV-apparatuur bedienen.

  • Zet het tv-scherm aan, selecteer verschillende ingangsbronnen en pas het geluidsvolume van de luidsprekers aan.
  • Ontbreekt er iets in de ruimte of heeft u problemen met de apparatuur? Meld de storing eenvoudig via het Control Display en de facility of ICT-afdeling krijgt automatisch een bericht dat er iets mis is, zodat zij u kunnen helpen.
  • Op het scherm ziet u hoelang de vergadering nog duurt. Zo voorkomt u dat u in tijdnood komt. Stel dat u meer tijd nodig heeft, dan controleert u gewoon of er een vergadering na de uwe is gepland. Zo niet, dan verlengt u uw vergadering met een paar muisklikken.
  • Natuurlijk is het Control Display in de vergaderruimte verbonden met het Room Display aan de buitenkant. En beide zijn verbonden met het cloudgebaseerde Portal, de App, Mapping etc. Dus elke boeking of verandering die u maakt is overal zichtbaar.

Vind de weg door het gebouw

GoBright Wayfinding toont de actuele bezettingsstatus van alle ruimtes in één overzicht.

 

  • Wayfinding visualiseert in welke richting de vergaderzalen zich bevinden en welke aankomende vergaderingen gepland zijn.
  • Plaats Wayfinding bij de receptie of de ingang van elke verdieping, zodat collega’s, klanten of andere bezoekers gemakkelijk hun weg vinden door het gebouw.
  • Wayfinding kan worden gebruikt op verschillende schermformaten, bijvoorbeeld het indrukwekkende LG 86″ Ultra Stretch scherm en in portret- of landscapemodus.
  • Bepaal welke informatie op het scherm getoond moet worden. Bijvoorbeeld: zaalcapaciteit, zaalopties, huidige boekingen, komende boekingen, naam van de gastheer van de vergadering etc.
  • Integreer Wayfinding met GoBright View – narrowcasting en behaal het maximale resultaat met deze krachtige combinatie. Altijd de juiste informatie, op het juiste moment, bij de juiste doelgroep.

Geeft een visuele weergave van de vergaderruimtes en werkplekken in het hele kantoor

GoBright Mapping is te gebruiken via een touchscreen op de kantoorvloer, de GoBright Portal of de Mobiele App. Mapping geeft medewerkers een visuele weergave van de vergaderruimtes en werkplekken in het hele kantoor. Controleer de beschikbaarheid van vergaderzalen en bureaus op elke verdieping. Of vind een beschikbare werkplek in de buurt, die past bij uw wensen. Mapping is een interactieve plattegrond die up-to-date informatie geeft, gebaseerd op bureau-/ruimteboekingen, check-ins en bureau-/ruimtedetectie. U kunt ook andere belangrijke punten aan de kaart toevoegen, zoals toiletten, liften, nooduitgangen enz.

 

  • Maak direct boekingen via de Mapping plattegrond.
  • Kijk waar uw collega zich bevindt en boek een werkplek in de buurt.
  • Gebruik ‘Zoek mijn bureau’ om te zien waar uw geboekte bureau zich bevindt.
  • Reserveer uw locker via Mapping.
  • Maak en pas uw eigen plattegronden aan in de Portal.

Boek een vergaderruimte, nodig gasten uit en boek direct uw Catering & Services wensen.

Zoals bijvoorbeeld eten en drinken, een tweede presentatiescherm of een draadloze audioset via de Outlook plug-in, de GoBright Portal of Mobiele App.

 

  • Creëer uw eigen servicecatalogus met verschillende groepen, bijvoorbeeld: eten, drinken, AV-services. En creëer subitems binnen elke groep.
  • Catering & Services is een compleet orderafhandelingssysteem voor dienstverleners. Wanneer u een vergadering plant zal een notificatie van de gevraagde item(s), hoeveelheden, ruimte en levertijd naar de dienstverlener worden gestuurd.
  • Geen kans op miscommunicatie en vergissingen. Wanneer de datum of het tijdstip van een vergadering wijzigt, veranderen geboekte Catering & Services mee.
  • Realtime overzicht van goedgekeurde, openstaande, geannuleerde of afgeronde aanvragen. Dit is toegankelijk voor zowel de organisator als de betrokken afdelingen.

Zorgt voor een nog efficiënter gebruik van de Room Booking software.

De sensor registreert elke bezetting en maakt deze zichtbaar in de GoBright Portal, de Mobiele App, Mapping en Outlook.

 

  • Ook als de ruimte in gebruik is zonder boeking. Deze is dan anoniem bezet.
  • Bij het verlaten van de ruimte detecteert de sensor dat er – gedurende een bepaalde tijd – geen beweging plaatsvindt en verandert de bezettingsstatus automatisch terug naar ‘beschikbaar’. Dit betekent dat de ruimte automatisch weer vrijkomt als een vergadering eerder eindigt.
  • In geval van een no-show (niet op komen dagen) wordt de ruimte automatisch weer vrijgegeven.
  • Ruimtesensoren meten de bezettingsgraad met 100% zekerheid. De sensoren verzamelen gegevens en geven een nauwkeurig overzicht hoeveel zalen worden gebruikt en voor hoe lang.
  • Zodra de sensor beweging meet, kan ook de verlichting van de ruimte automatisch worden ingeschakeld.

Het gebruik van ruimtesensoren heeft veel voordelen en zorgt voor een nog efficiënter gebruik van de Room Booking software.

Gaat u voor langere tijd in vergadering en wilt u uw spullen in een locker opbergen? Reserveer er dan één in de buurt van de vergaderruimte.De sensor registreert elke bezetting en maakt deze zichtbaar in de GoBright Portal, de Mobiele App, Mapping en Outlook. Ook als de ruimte in gebruik is zonder boeking. Deze is dan anoniem bezet.

  • Check de beschikbaarheid van een locker via Mapping, de GoBright Portal of de Mobiele App (‘claim een locker in de buurt’), maar ook op de locker zelf.
  • Reserveer een locker op dezelfde verdieping als uw bureau of vergaderruimte, op hetzelfde moment.
  • Bedien uw locker met de Mobiele App of uw NFC-kaart.
  • Reserveer ook een locker voor uw gasten.
  • Eén gebruiksvriendelijk systeem, één app op uw telefoon.

Werkplekken slim en efficiënt laten gebruiken

Vloeroppervlak in kantoren is duur en ruimtes die niet goed worden gebruikt zijn een onnodige kostenpost. Het is daarom de taak van de facility manager om werkplekken slim en efficiënt te laten gebruiken. Om ze beschikbaar te maken voor alle werknemers en om kosten te besparen.

Met GoBright Analytics krijgt u betrouwbare inzichten in de totale benutting van kantoorruimte. De data-analyses zijn gebaseerd op ruimtereserveringen, check-ins en detectie met ruimtesensoren.

  • Nauwkeurig en actueel overzicht van de bezetting.
  • Ontdek welke vergaderruimtes het meest worden gebruikt, welk type vergaderruimte het populairst is, wat de drukke dagen op kantoor zijn, etc.
  • Verbeter uw inzicht in gebruikersgedrag en -voorkeuren.
  • Verminder het aantal no-shows.
  • Bereken het aantal ruimtes dat u daadwerkelijk nodig heeft.
  • Bereken het type ruimtes dat u daadwerkelijk nodig heeft: vergaderruimtes, concentratieruimtes, directiekamers, etc.
  • Ontwikkel nieuwe manieren van werken.

Toekomst

Onze visie op het slimme kantoor

Het GoBright platform biedt slimme software-oplossingen voor bureau-, ruimte- en bezoekersmanagement en narrowcasting, die perfect op elkaar aansluiten en eenvoudig in gebruik zijn.

  • Vind en boek een beschikbare werkplek via de Portal, App of Outlook plug-in.
  • Vind de weg door het gebouw met Wayfinding en Mapping.
  • Up-to-date en nauwkeurig zicht op alle onderdelen van het smart platform.
  • Slimme sensoren meten de real-time bezetting van vergaderzalen en bureaus.
  • Het GoBright platform integreert met diverse systemen.
  • Gedetailleerde inzichten in het gebruik van kantoorruimtes, bezettingsgraden en de stroom van mensen in het gebouw.

FAQ

Veelgestelde vragen

Wat zijn de voordelen om met de GoBright Meet oplossingen te werken?

Het ruimtereserveringssysteem van GoBright is een gebruiksvriendelijke oplossing die integreert met verschillende systemen (Outlook, Google, FMIS), waardoor het voor de gebruiker veel efficiënter wordt om de juiste vergaderruimte te reserveren. De reservering is te combineren met het bestellen van catering en het vooraf uitnodigen en registreren van bezoekers. Mocht de vergadering worden verplaatst of geannuleerd, veranderen alle gelieerde acties aan deze reservering automatisch mee.

Hoe kan ik zien welke ruimtes beschikbaar of bezet zijn?

Er zijn verschillende manieren om de beschikbaarheid van een ruimte te controleren. Allereerst is er het Room Display, buiten de vergaderzaal. Hierop kunt u de huidige en komende boekingen zien. Het Mapping scherm op de kantoorvloer (of in de Portal en App) geeft ook een nauwkeurig overzicht van de bezetting van de vergaderzalen. De derde mogelijkheid is via het Wayfinding scherm, waarop te zien is welke zalen op dat moment beschikbaar of bezet zijn. En uiteraard ook als u in de toekomst een boeking wilt maken, kunt u de beschikbaarheid van de ruimtes controleren op uw gewenste datum en tijdstip.

Welke voorkeuren kan ik selecteren bij het reserveren?

Om de verschillende vergaderruimtes zo efficiënt mogelijk te gebruiken en de gebruiker de beste ervaring te bieden, is het mogelijk om in de software verschillende zoekfilters toe te passen tijdens het zoeken naar een geschikte ruimte. Denk hierbij aan faciliteiten in de ruimte, capaciteit, locatie, etc.

Kan ik ook collega's of externe bezoekers uitnodigen voor een vergadering?

Ja, zowel interne als externe mensen kunnen worden uitgenodigd. U kunt uw bezoekers ook vooraf aanmelden, direct bij uw vergadering. Zij ontvangen een uitnodigingsmail met een QR-code, die ze bij aankomst moeten scannen. Zo kunnen ze snel en eenvoudig inchecken op de dag van de vergadering.

Hoe werken de ruimtesensoren?

De sensor detecteert beweging in de ruimte en verzamelt deze gegevens, zodat er inzicht ontstaat hoe vaak en hoeveel de ruimte wordt gebruikt. Als er geen beweging plaatsvindt, wordt de ruimte automatisch vrijgegeven voor andere gebruikers. Als een ruimte niet is geboekt, maar collega’s gaan ‘spontaan’ zitten voor een vergadering, dan meet de sensor de beweging. De ruimte wordt dan onmiddellijk geboekt in het systeem.

Welke rapporten kan ik maken van de verzamelde gegevens?

Rapportages in GoBright zijn voornamelijk gericht op het efficiënter maken van het kantoor. De analyses zijn dan ook gericht op de bezetting van de ruimtes, de no-shows en het aantal boekingen.

Kan ik de Room Booking software uitproberen?

Ja, Epatra heeft demo- of proeflicenties beschikbaar. Stuur een bericht naar marketing@epatra.eu. We nemen dan contact op hoe u de producten kunt testen volgens uw wensen.

Neem contact met ons op

Laat uw gegevens achter en wij nemen zo spoedig mogelijk contact op

De aanvraag is succesvol verzonden