+31(0)78 - 68 11 420 // +32(0)3 – 808 08 35 info@epatra.eu

GoBright Visit

Een professioneel en warm welkom voor al uw bezoekers

Of u nu een drukke receptie heeft of een onbemande lobby, met GoBright Visit worden uw gasten onmiddellijk verwelkomd.

Versnelt de bezoekersstroom bij de balie

Verkort de wachttijd

Stimuleert een punctuele uitstraling

Complete bezoekersregistratiesoftware met krachtige functies zoals voorregistraties, custom made design en bezoekersbadges.

Functioneel

Krachtige functionaliteiten

GoBright Visit is een digitale bezoekersregistratie en check-in oplossing die zowel voor- als zelfregistraties van bezoekers mogelijk maakt. Gebruik één of meer Visit schermen in uw ontvangstruimte, afhankelijk van het aantal bezoekers dat u per dag ontvangt.

AVG-proof

Geen (rondslingerende) registratielijsten meer bij de receptie. Alle gegevens worden veilig opgeslagen in de GoBright Portal volgens de GDPR-wetgeving van de EU.

p

Directe notificatie

Medewerkers ontvangen een SMS en e-mail wanneer hun gasten inchecken. De receptionist(e) hoeft niet meer de zoeken naar collega’s en hen proberen te bereiken. Dit verkort de wachttijd voor gasten aanzienlijk.

Realtime overzicht

Nauwkeurig overzicht van de bezoekers in het gebouw op elk moment van de dag.

Z

Intuïtief en Plug en Play

In een paar klikken hebben uw bezoekers zich geregistreerd.

+

Diverse integraties

Met Active Directory, Outlook Plug-in en GoBright Room Booking.

Vraag een offerte aan

Cloud-based

GoBright Portal en App

De Portal is uw beheertool voor alle Meet, Work en Visit licenties. Alle (klantspecifieke) instellingen en configuraties worden hier beheerd en opgeslagen. Voor GoBright Visit integreert de portal met Active Directory, de Outlook Plug-in en GoBright Room Booking. Specificeer uw persoonlijke instellingen in de Portal. Maak bijvoorbeeld onderscheid tussen typen bezoekers, zoals klanten, sollicitanten en leveranciers. Of selecteer meerdere locaties waar de configuraties gebruikt kunnen worden. Ideaal wanneer uw bedrijf meerdere locaties of ontvangstruimtes heeft.

Alle gegevens zijn beveiligd en AVG-proof. U bepaalt zelf het aantal dagen dat bezoekersgegevens worden bewaard. Daarna worden ze definitief verwijderd.

Veiligheid voorop
De Facility Manager of de bedrijfshulpverlener heeft een nauwkeurig overzicht van de mensen die zich in het gebouw bevinden, in geval van een calamiteit. Het Portal is cloudgebaseerd, zodat het ook kan worden gebruikt op een tablet of telefoon.

Features

Alle ingrediënten voor perfecte bezoekersregistratie

Nodig gasten uit via het GoBright Portal of via de Outlook Plug-in als u een vergadering inplant.

Zij ontvangen een uitnodiging met een voorregistratie QR-code om in te checken. De bezoeker scant de QR-code bij aankomst en al zijn/haar gegevens worden opgeslagen in de online Portal. De host van de vergadering ontvangt automatisch een SMS of e-mail dat de gast is gearriveerd. De receptioniste weet op voorhand wie ze kan verwachten. Zij kan eventuele badges vooraf klaarleggen wanneer zij grote groepen mensen ontvangt.

 

  • Geen onnodige wachtrijen aan de balie
  • De receptioniste hoeft geen collega’s op te zoeken
  • Voeg bijvoorbeeld een routebeschrijving, veiligheidsinstructies of een gezondheidscheck toe aan uw uitnodiging
  • Volledig papierloos

Bezoekers zonder uitnodiging tot voorregistratie registreren zichzelf ter plaatse door de stappen op het scherm te volgen

Zij vullen de gevraagde gegevens in, zoals naam en e-mail. Ze zoeken de naam op van degene die ze bezoeken, accepteren eventuele veiligheidsinstructies en checken in. De host van de vergadering ontvangt automatisch een SMS of e-mail dat de gast is gearriveerd.

  • Geen wachtrijen aan de balie
  • Receptionist hoeft geen telefoonnummers of collega’s op te sporen
  • Volledig papierloos

Print badges met uw eigen ontwerp, logo, kleuren, de naam van uw bezoeker en een QR-code

Het bedrukken van badges is een optioneel product dat u helpt de zichtbaarheid van uw bezoekers binnen het gebouw te vergroten. Print badges met uw eigen ontwerp, logo, kleuren, de naam van uw bezoeker en een QR-code. Het is zelfs mogelijk om de badge te personaliseren met een foto.

Na afloop van de vergadering kan de bezoeker met een eenvoudige badgescan uitchecken uit het gebouw. Eenmalige bezoekers leveren hun badge in bij de receptie. Terugkerende bezoekers kunnen hun badge bewaren en bij een volgend bezoek opnieuw gebruiken. Dit versnelt het incheckproces nog meer, wat ideaal is voor bijvoorbeeld leveranciers. Uiteraard kunnen wij u adviseren welke badgeprinters feilloos werken met onze digitale receptiesoftware.

Pas het sjabloon van de bezoekregistratiedisplay en de e-mail aan volgens uw huisstijl.

  • Voeg aanwijzingen, veiligheidsinstructies of een gezondheidscheck toe aan uw uitnodiging
  • Stel uw voorkeurstaal vooraf in
  • Specificeer de informatie die u nodig hebt van uw bezoeker.

    Outlook, één van de meest gebruikte e-mail en agendaprogramma’s op kantoor

    GoBright heeft een Plug-in ontwikkeld die werkt binnen Outlook. Gebruik de GoBright Plug-in in de menubalk om een afspraak te plannen. Een wereld van mogelijkheden zal voor u open gaan. Zoek naar een vergaderruimte gebaseerd op uw voorkeuren. Reserveer catering, extra diensten en nodig en pre-registreer uw deelnemers direct, met uw ruimtereservering.

    Een grote winst!

    Verandert de datum of locatie van de vergadering, of wordt deze volledig geannuleerd? De geboekte catering en diensten en pre-registraties veranderen mee. Eén systeem, één actie. Slim en eenvoudig.

    Toekomst

    Onze visie op het slimme kantoor

    Het GoBright platform biedt slimme software-oplossingen voor werkplek-, ruimte- en bezoekersmanagement en narrowcasting, die perfect op elkaar aansluiten en eenvoudig in gebruik zijn.

    • Vind en boek een beschikbare werkplek of ruimte via de Portal, App of Outlook plug-in.
    • Vind de weg door het gebouw met Wayfinding en Mapping.
    • Up-to-date en nauwkeurig zicht op alle onderdelen van het smart platform.
    • Slimme sensoren meten de real-time bezetting van vergaderzalen en bureaus.
    • Het GoBright platform integreert met diverse systemen.
    • Gedetailleerde inzichten in het gebruik van kantoorruimtes, bezettingsgraden en de stroom van mensen in het gebouw.

    Vraag een offerte aan

    FAQ

    Veelgestelde vragen

    Hoe kan ik bezoekers uitnodigen?

    Een bezoeker kan op twee manieren worden uitgenodigd:

    1. Via de GoBright Outlook Plug-in, waarbij u een bezoeker kunt registreren tijdens het plannen van een vergadering. Dit is ook mogelijk in combinatie met de Meet oplossing. De bezoeker ontvangt dan een uitnodiging met QR-code.
    2. Via de GoBright online Portal” kunt u bezoekers voorregistreren. De bezoeker ontvangt een uitnodiging met QR-code.
    Kan ik meerdere registratiepunten in een ruimte (op hetzelfde moment) gebruiken?

    Ja, dat is mogelijk. Het kan zeer nuttig zijn voor opleidingscentra of kantoren met grote ontvangstruimten en veel bezoekers.

    Kan ik zien wie er in het gebouw zijn, bijvoorbeeld in geval van een calamiteit?

    Ja, via de GoBright online Portal kunt u in één oogopslag zien wie er aanwezig zijn. Het Portal is toegankelijk op een laptop, tablet of mobiele telefoon.

    Welke badgeprinters kan ik gebruiken?

    Er zijn een aantal mogelijkheden om badges rechtstreeks vanuit de registratiesoftware te printen. U kunt ze hier vinden.

    Hoe lang wordt data opgeslagen (i.v.m. privacy bijvoorbeeld)?

    Volgens de AVG-wetgeving mogen gegevens worden opgeslagen als ze voor legitieme doeleinden worden bewaard. Het bedrijf beslist zelf hoe lang het de gegevens in het Portal bewaart.

    Kan ik onze huisstijl implementeren in GoBright Visit?

    Ja, de look en feel van het Visit registratiescherm kan worden aangepast aan uw eigen huisstijl. Ook de diverse tekstvelden kunnen worden aangepast aan uw eigen wensen.

    Hoe weet ik of mijn bezoeker is gearriveerd?

    De host kan op verschillende manieren worden geïnformeerd. Hij/zij ontvangt een e-mail, een notificatie in de GoBright App of een sms op zijn/haar telefoon.

    Moet een terugkerende bezoeker zichzelf weer registreren?

    Terugkerende bezoekers kunnen hun badge met QR-code bewaren en bij een volgend bezoek weer gebruiken. Hij/zij scant gewoon de QR-code en de host zal gecontacteerd worden. Dit versnelt het registratieproces.

    Kunnen we bezoekers een naambadge geven?

    Het printen van badges is een optionele functie, maar u kunt een badgeprinter aansluiten. De receptionist kan zelfs badges van tevoren afdrukken wanneer grotere groepen gasten worden verwacht.

    Welke informatie kan ik een bezoeker tonen?

    Bij het inchecken kan een bezoeker op de hoogte worden gebracht van de veiligheidsinstructies of Covid-19 maatregelen enz. U kunt de bezoeker ook vragen te bevestigen dat hij/zij de instructies heeft gelezen en aanvaard.

      Stuur mij een offerte

      Contactgegevens



      Of wil je meer weten over of een demonstratie of de software uitproberen van GoBright Visit?

      Je kunt ons bereiken via +31(0)78 – 68 11 420 of mail naar info@epatra.eu

      Neem contact met ons op

      Laat uw gegevens achter en wij nemen zo spoedig mogelijk contact op

      De aanvraag is succesvol verzonden